Plazos de entrega en el laboratorio dental: cómo calcularlos y cumplirlos

Pocas cosas desgastan tanto la relación con una clínica como una fecha de entrega que no se cumple. Y casi nunca es por falta de trabajo: suele ser porque la fecha se dio de cabeza, sin contar un festivo, una prueba en clínica o la carga real del equipo.

Dar fechas que se cumplen es cuestión de método. Estos son los pasos.

1. Un plazo estándar por tipo de trabajo

Una corona unitaria no lleva el mismo tiempo que una prótesis completa con varias pruebas o que una estructura sobre implantes. El primer paso es fijar, para cada tipo de trabajo, cuántos días laborables necesita el laboratorio en condiciones normales.

Esos plazos los decide cada laboratorio según su forma de trabajar, sus equipos y si externaliza alguna fase, como el fresado. Lo importante es que estén escritos y que todo el equipo use los mismos.

2. Contar en días laborables

Si el plazo es de tres días laborables y el pedido llega un jueves, la entrega no es el domingo, sino el martes: viernes, lunes y martes. Parece obvio, pero es el error más habitual cuando las fechas se calculan de memoria, sobre todo cerca de un fin de semana.

3. Descontar los festivos

Además de los fines de semana, hay que descontar los festivos nacionales, los de la comunidad autónoma y los locales. Conviene tenerlos en un calendario que se actualiza a principios de año y revisar también los cierres propios del laboratorio, como vacaciones o puentes.

4. Separar las pruebas en clínica

Cuando un trabajo va a la clínica para una prueba, el tiempo que pasa allí no depende del laboratorio. Lo más claro es acordar con la clínica que el plazo de la siguiente fase empieza a contar cuando el trabajo vuelve al laboratorio. Así la fecha final se recalcula con datos reales y nadie se lleva sorpresas.

5. Definir qué es urgente

Si todo es urgente, nada lo es. Merece la pena decidir qué se considera urgente, si tiene un recargo y, sobre todo, no prometer un plazo más corto sin mirar antes cuánta carga tiene el equipo esa semana.

6. Mirar la carga antes de comprometerse

Un plazo estándar sirve en una semana normal. En una semana con muchas entregas o con un técnico de baja, la fecha realista puede ser otra. Ver la carga de cada técnico antes de confirmar un trabajo evita prometer lo que no se puede cumplir.

7. Comunicar la fecha y avisar si cambia

La clínica debería conocer la fecha de entrega en el momento en que hace el pedido. Y si algo la cambia (falta un archivo, aparece una incidencia, se retrasa una fase externalizada), hay que avisar en cuanto se sepa, no el día de la entrega.

8. Medir los retrasos y sus causas

Saber qué parte de los trabajos se entrega a tiempo, y por qué se retrasan los demás, permite ajustar los plazos estándar o reforzar la fase que hace de cuello de botella. Sin medir, cada retraso parece un caso aislado.

Cómo se hace con DentalLab PRO

En DentalLab PRO la fecha de entrega se calcula sola al crear el trabajo: según el plazo de su tipo, en días laborables y descontando los festivos configurados. El panel avisa de los trabajos urgentes y retrasados, el calendario muestra las entregas previstas y se ve la carga de cada técnico. La clínica conoce la fecha desde que hace el pedido. Más detalles en el software para laboratorios.